Xây dựng Social Media Guidelines – Phần 2

Qua phần 1 chúng ta đều đã thấy sự quan trọng của việc nên có một Social Media Guidelines (tạm dịch là Những quy cách ứng xử online). Trong phần này tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm của mình trong việc xây dựng một SMG.

Phần 2 – Những lưu ý khi xây dựng Social Media Guidelines

Mỗi SMG tùy thuộc nhiều vào đặc điểm của từng công ty, từng ngành mà công ty đó đang hoạt động và cũng đặc thù bởi đối tượng nhân viên mà công ty đó đang sở hữu. Vì vậy không có một mẫu cố định, bên cạnh đó mỗi công ty cũng nên xây dựng riêng SMG tùy vào đặc thù của công ty mình.

Tuy nhiên trước tiên nên xác định rõ là việc quản lý này không phải để bịt miệng nhân viên không cho phát biểu bất kỳ điều gì về công ty, hay thậm chí là về những lĩnh vực liên quan đến công ty.

Những quy định này phải làm sao hạn chế những vấn đề có thể xảy ra, tuy nhiên lại khuyến khích nhân viên xây dựng một hình ảnh tốt đẹp cho công ty. Do vậy việc xây dựng những quy cách này nên đảm bảo được một số yêu cầu sau:

• Hạn chế nhân viên thảo luận về những vấn đề tài chính, công nghệ chiến lược hoặc kế hoạch kinh doanh của công ty. Tất nhiên đa số những nhân viên cấp thấp sẽ không có được những thông tin này – do đó những quy định này thường chỉ áp dụng với nhân viên cấp cao hơn. Và có một công thức nho nhỏ là với cấp càng cao thì những quy định về phát ngôn càng phải chặt chẽ, ràng buộc rõ ràng hơn.
• Quy định rõ những trường hợp về chia sẻ thông tin khách hàng, những dự án đã thực hiện với đối tác, trong những trường hợp cần thiết chỉ được đưa ra thông tin một khi đã có sự đồng ý của cấp quản lý cao hơn hoặc của khách hàng.
• Quy định cho nhân viên biết nếu phát ngôn một nhận định nào đó về những vấn đề của công ty thì phải nêu rõ danh tính và vị trí tại công ty. Điều này sẽ giúp tránh những trường hợp phát ngôn nặc danh hoặc tránh được việc đối thủ dùng tên công ty để phát biểu những điều không mong muốn.
• Trường hợp nhân viên có những phát biểu, tranh luận hay những nhận định khác (không liên quan trực tiếp đến công ty) thì phải nêu rõ đó là những nhận xét của cá nhân nhân viên, không phát biểu với tư cách của công ty, cũng như sử dụng email hay tên công ty cho những nhận định đó.

Tuy nhiên như đã nói, những quy định cũng cần phải tạo điều kiện khuyến khích để nhân viên cùng xây dựng hình ảnh công ty tốt hơn trong cộng đồng. Vì mỗi nhân viên là một tế bào của công ty, chính họ sẽ là những đại sứ tốt nhất cho hình ảnh của công ty.

• Có những khuyến khích nhân viên tham gia vào cùng cộng động, tuy nhiên với những thái độ tích cực, lịch sự, tôn trọng mọi người đặc biệt là với đối thủ của công ty. Đảm bảo việc tham gia của nhân viên không phải để dập tắt hay bảo vệ một cách “mù quáng” hình ảnh của công ty, một cuộc đối thoại phải có lắng nghe và phát biểu, không phải là việc áp đặt tất cả những suy nghĩ của mình lên người khác.
• Khuyến khích nhân viên bộc lộ và chia sẻ những giá trị bản thân với cộng đồng, đặc biệt là trong lĩnh vực chuyên môn của họ. Ở điểm này cần lưu ý kết hợp với quy định về bảo vệ những thông tin mật, những công nghệ của công ty.
• Khuyến khích nhân viên nhận thức được điều gì nên phát biểu và điều gì không, trong những trường hợp không rõ ràng, cần có ý kiến từ cấp quản lý cao hơn.

Tất nhiên còn nhiều những vấn đề cần phải bao quát hơn cho những quy tắc Social Media Guidelines này, tuy nhiên ở đây tôi chỉ liệt kê những yếu tố căn bản cần phải có. Thật tốt nếu tất cả nhân viên đều không có những hành động và phát ngôn gây ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty và sẽ còn tốt hơn nếu mọi nhân viên đều có thể bảo vệ và cùng xây dựng hình ảnh của công ty trong cộng đồng.

• Phần 1: Sự cần thiết của Social Media Guidelines.
• Phần 2: Những lưu ý khi xây dựng một Social Media Guidelines.